日々社畜のゲーマーブログ

忘備録と整理のために

【1/2】小規模組織運営コスト低減手段の検討(問題提起編)

自身の経験に基づいた文章なのでクソめです。文章が長いので二分割しています。

 

【はじめに】

 筆者は小規模な組織運営を一年程度行ってきました。M2の初期から現在まで運営に携わってるんですが、運営形態と情報蓄積手段がクソすぎて死にそうになっていました。

 具体的には、「資料蓄積とリーチまでの制度設計がクソで、過去に実施された組織の行動の全体像が把握できず、アクションごとに勝手を把握しないといけない(行動時のコスト増加)」、「メールアドレスが捨てアカウント(情報蓄積がない、参照できないために行動コスト増加)」、「テンプレートが電子書式で残されてない(資料作成コスト増加)」など、致命的な状態でした。

 組織運営時に問題となるのが、アクション時のコストです。小規模な組織の場合、組織風土によっては大きくマンパワーが不足する可能性があります。

 弊組織の場合、個人主義が強く、共同体運営にコストを投じるのを嫌う風潮があったので、マンパワー不足という問題に直面しました(実質1-4人で運営、コア運営業務は、自分が殆どを処理という絶望的状態)。

 こうした場合、マンパワー不足を補うためには、業務に対する一人あたりの投下コストの削減を図り、少人数でも効率的に運営できるような制度設計が求められます。投下コストを削減できれば、運営に携わる心理的障壁が下がり、参与率も高まると筆者は推察しています。よって、運営効率を上げるための努力をこの一年間試行錯誤をしてきました。

 

【組織の特徴:定型業務が大半を占める静的な組織】

 ざっくばらんに、組織は2つに大別できると考えています。第一に、試行錯誤が必要となるような、創造性が求められる動的な組織(非定型業務が大半を占める組織)。第二に、管理を中心とする静的な組織(定型業務が大半を占める組織、本組織はこれに該当)です。

 筆者が所属している組織の業務の大半は定型業務が殆どを占めていました。すなわち、過去から現在まで同じような業務が繰り返されており、時間経過で業務内容に変化が発生しない、静的な組織でした。

 こうした組織は循環的な性質、すなわち運営ノウハウの蓄積に伴って運営コストを減少させることができるという特性を持っています。すなわち、同じようなことを無限に繰り返すために、ノウハウ・情報蓄積で運営効率を向上させることができるわけです。

例えば、本組織の運営コストを占めていたのは以下の業務でした。

1.文書作成(作成コスト)

2.例年通りの行事における段取り(作成コスト)

3.例年通りの行事にかんするメール作成(作成コスト)

4.例年通りの.ロッカー・机等の使用状況把握、管理(管理コスト)

5.備品破損時の手続き(管理コスト)

6.院生からの細かい申請・質問・要望の処理(作成・管理コスト)

 

つまり、何かしらを処理するための手続き文書等の「作成コスト」、今あるものの現況を把握するための「管理コスト」が大部分を占めるわけです。ここからも、本組織の業務の殆どが定型業務であることが理解できると思います。

 この2コストは、正-負の関係を持っています。つまり、管理体制がしっかりしていれば、作成コストが下がるという関係です。すなわち、管理制度が未整備だと、作成コストが跳ね上がるという、組織運営者からすれば非常に厳しい関係にあります。

 例えば、ロッカーの使用状況や鍵の管理制度が不十分である場合、ロッカー分配時に、「どこのロッカーが空いている(管理)から、君たちにこのロッカーを配分(作成)するよ」という、本来簡単な2アクションに障害が生まれます。すなわち、「今どのロッカーが開いてるんだ??(管理体制の不十分)、現況も把握できていないのにどう分配すればいいんだ?(作成コストの上昇)」という余計な一アクションが出現してしまうのです(無駄オブ無駄なアクションの発生)。

 それにもかかわらず、本組織は運営効率が極めて悪いパフォーマンスのまま運営が引き継がれてきました(筆者は常にブチ切れており、ストレスが著しく蓄積していました)。この背景には、直線的な組織運営形態が構築されていた、というクソみたいな状況がありました。

 

【蓄積されないノウハウ:直線的な組織運営の弊害】

 この状況を作り出していたのは、「単年度を乗り切ることができれば良い」という思想を背景とする、ノウハウが無限に捨てられていく組織運営体制でした。過去の資料は十分に保存されず、メールアドレスは毎年捨てアカが使われ、電子媒体で資料が保存されていないために使いまわせない、というノウハウ放棄型の運営体制が構築されていたのです。

 定型業務を中心とする組織で、循環的ではなく直線的な組織運営が行われた場合、毎年ノウハウを構築しないといけない状況が発生し、毎年運営者が吐きそうなほど苦労をするという悪循環が形成されてしまうわけです。よって、組織運営効率を上げるために、管理体制が十全で、ノウハウが蓄積される、循環的な組織運営体制を構築することが必要となりました。

 クラウゼヴィッツは相手の軍や自軍の状況が不明瞭(情報の不足)であったり、天候等流動的な要素(不確定要素)など、作戦行動を阻害する不確定要素を総称して「戦場の霧」と称しています。

 これを類推して、自分たちの管理しているものの状況が不明(情報の不足)であったり、行事の運営体系が不明で(情報の不足)あったり、組織運営運営上の「戦場の霧」が濃ければ濃いほど、組織運営時の運営コストと、トラブル発生可能性は跳ね上がるわけです。 

 つまり、「不確定要素」の対処は難しいにしても、「情報の不足」を徹底的に解決できる制度設計を行うことで、組織運営のコストを下げることができます。すなわち、「情報の不足」の解決が、組織運営を楽にする上で重要な命題になるわけです。

 したがって、管理体制の整備にコストを払い、管理体制を再構築することで、作成コストを大幅に下げることに注力しました。つまり、「過去のノウハウを再構築」し、「現在の状況を把握」し、「今後もノウハウや資料が蓄積できる」体制を構築するという、組織体制の変革を実施したのです。

 

続きます。